成功のポイントは?展示会を成功に導くために必要な事前の準備

スタッフや関係者への事前の説明

展示会を開催するに当たって必要となるのが設営及び運営に関わるスタッフへの説明です。展示会の規模に関わらず準備や運営を全て一人でこなすことはできないため、ある程度の人手が必要となります。とはいえ、いくら人手が揃っていても、自分達のやるべき仕事や役割分担について理解をしていなければ動くことはできません。

そのため、展示会のコンセプトを理解してもらうと同時に仕事の割り振り、当日の流れに至るまでしっかりと説明を行うことが重要になります。

会場で使用する備品の確保と準備

事前の準備の中で忘れてはいけない物の一つが備品のチェックです。一見すると当たり前のように思えるこの作業も会場の設営など他の作業に集中しすぎて怠ってしまうケースは少なくありません。

展示会の開催で比較的多いとされるのが、電源を始めとした電子機器類の必要数の確保、ボールペンや消しゴムなどの小物類の不足です。購入できるお店が多い小物類は対応できても電子機器類となると当日では難しいのは否めません。

当日になって慌てることのないように、しっかりと揃っているかを確認しておくのも大事なポイントです。

費用を抑えて効率の良い搬入をする

展示会の規模によっては大掛かりな機材などが必要となることも多く、この場合に頭を悩ませるのが運搬に掛かる費用です。機材の搬入では宅配便を利用するのが一般的ですが、荷物の量によっては費用がかさんでしまったり配送される時間の見極めが難しいのは否めません。

少しでも費用を抑えたいのであればレンタカーの利用がお勧めになります。自分達で運送や搬入を行えば費用はもちろん運び込むタイミングも自由に決められるのでスムーズな準備ができるのがメリットです。

展示会の施工、ブース制作を専門としている会社から選びましょう。そしてお客様へのプロモーションの機会を最大限に生かしましょう。